Caisse enregistreuse : est-ce obligatoire en 2026 ?

Contrairement à une idée reçue, la caisse enregistreuse n'est pas obligatoire pour tous les commerçants en France. Ce qui est obligatoire, c'est que tout assujetti à la TVA qui enregistre des paiements avec un logiciel ou un système de caisse utilise un outil certifié NF525 (ou dispose d'une attestation individuelle de conformité). En clair : si vous utilisez un logiciel pour enregistrer vos ventes, il doit être certifié. Si vous n'utilisez aucun logiciel (carnet papier, pas de caisse), vous n'avez pas cette obligation. Les commerçants concernés par l'obligation sont tous ceux qui utilisent un logiciel ou un système de caisse pour enregistrer des opérations de vente à des clients non assujettis à la TVA (B2C). Cela inclut les restaurants, les commerces de détail, les salons de coiffure, les boulangeries, les bars, les boutiques et tous les commerces de proximité. Les professions libérales, les entreprises 100 % B2B et les micro-entrepreneurs sous le seuil de franchise de TVA ne sont pas concernés tant qu'ils n'utilisent pas de logiciel de caisse. Les exceptions à l'obligation sont clairement définies. Les micro-entrepreneurs non assujettis à la TVA (sous le seuil de franchise) n'ont pas besoin de logiciel certifié. Les entreprises qui réalisent exclusivement des opérations B2B (factures entre professionnels) ne sont pas concernées. Les activités de vente à distance avec facturation intégrale (e-commerce pur) ne sont pas non plus visées par cette obligation spécifique, bien qu'elles aient leurs propres obligations en matière de facturation électronique. En pratique, même si vous n'êtes pas légalement obligé d'avoir une caisse, c'est fortement recommandé. Un logiciel de caisse facilite la gestion quotidienne (suivi des ventes, gestion de stock, comptabilité), accélère l'encaissement et vous donne une visibilité sur votre activité. Les solutions gratuites comme Hiboutik ou l'application SumUp Caisse permettent de démarrer sans investissement. C'est aussi une protection en cas de contrôle fiscal : des enregistrements numériques sont beaucoup plus faciles à produire qu'un carnet papier. Si vous avez déjà une caisse mais qu'elle n'est pas certifiée NF525, vous devez impérativement la mettre en conformité ou la remplacer avant septembre 2026. L'amende est de 7 500 euros par logiciel non conforme, et l'administration fiscale peut exiger la mise en conformité dans un délai de 60 jours. Les contrôles se sont intensifiés depuis 2024, en particulier dans la restauration et le commerce de détail.